“询盘质量越来越差，转化越来越难”

“大公司询盘多，但转化率极低”

“外贸新人面对询盘无从下手”

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这些B2B跨境行业的难点，让不少企业想办法拓展自己的获客渠道，通过企业官网或者独立网站，在海外各大渠道宣传以及广告投放来获取优质询盘。

询盘有了，那该如果回复客户询盘呢？

首先，对于业务员来说，建议对询盘分类、甄别，把最好的资源投入到真正的潜在客户上，这会大大提高工作效率。常见的询盘包括下列几种：

• 诚心购买

这类询盘买家，他们的特点比较明显：目标明确（商品型号，货品数量，付款条件等），信息全面（公司名称，地址，邮件，联系方式等），问题详尽。这样的买家通常会对你的回复翘首企盼。对于这样的询盘，准确、全面、专业的回复是促成交易的关键。

• 潜在客户

通常他们可能已经有备选的供应商了，可能是出于对产品的好奇，看看是否还有更低的报价，所以发出询盘。这样的买家通常信息相对全面（比如公司名称，地址，邮件，联系方式等）。可以从客户提问的专业化程度来初步判断，这样的潜在客户需要的是耐心和专业，不断培养对方的信任感，以此来促进交易。

• 瞎“撩”

市场上有些询盘是买家平台系统发出的，通常这样的询盘都会说明来自什么网站，很可能是客户在后台自己勾选的撒网式询盘。对于这样的询盘只需撰写一篇通用格式的回盘，表达自己希望和对方建立关系，表达自己对客户信息的兴趣，如果没有收到回复，那么这样的买家就可以被过滤了。

• 开发市场
  

有些买家为了开拓市场会开放或者仿造与你产品相似的产品，以此来得到同行的信息。这类买家通常对同来产品十分专业，升值有的后期还会所要样品，但他们基本不会成为你的客户。回复这类买家的询盘需要把握好尺度，必要时时候需要礼貌的拒绝。

• 只要样品
  

这类客户似乎对价格或质量都不关心，只想要看到你的样品。记住，坚持让他们支付样品费和邮费。

清楚了以上5种类型的询盘，具体应该如何回复询盘？今天我们给大家分享几个实用技巧。

“知己知彼”原则

要想快速和客户建立有效沟通，首先要做到“知己知彼”。

“知己”是指业务员必须对自己的行业和产品了如指掌，做好自身的产品认知和市场调查，弄清楚自身产品的市场定位，这是双方有效沟通的前提。

明确产品的工艺流程和产品材料、产品的差异化卖点和真实应用场景，还要知道同行竞争对手的价格和自己能够给出的底价，这些都能帮助外贸员提高回复询盘的效率。

“知彼”是指在回复询盘前要对客户的公司背景事先摸底。这里要做的事情大致可以分为以下三步：

01 弄清询盘的出处

这里的出处有两个含义：一是询盘渠道，二是客户所属国家和地区。

要弄清渠道是因为不同的渠道客户有其自身的特性，如，从谷歌推广来的客户，一对一针对性询盘较多，客户更专业，价格谈判也更容易；B2B网站过来的客户，询盘量虽然大，但基本是拼价格的类型，优质客户并不多。

要弄清国家和地区，是因为要针对不同地区的政策和商业习俗做不同的规划。例如部分国家有指定商品的反倾销调查政策；不同地区的清关、商检和付款方式有地区偏好；部分地区的特殊习惯需要尊重，如美国客户大多不喜欢黑色包装。

02 弄清合作方的性质

要调查清楚询盘客户是中间商还是终端客户。如果是终端客户，那客户生产什么产品，我们的产品在他的产品中起何种作用，相似客户的反馈有哪些需要注意和改进，这都需要业务员提前做好准备的。

此外，终端客户比较在意供货的稳定性，强调包装。而中间商就相对简单了，双方一起做市场，一起赚钱。这类客户稳定性不强，询盘时对价格更加敏感。

03 弄清合作方的需求和习惯

要了解客户的发展历程，经营模式，主要产品和主要市场等等，同时利用格兰德找客户海外采购商报告了解客户的采购规模和采购习惯，在回复询盘时便可以从客户的特点出发，提供对应的服务内容，将产品和客户的业务内容进行捆绑，帮助客户更高效的了解产品，可以有效提高客户对产品的兴趣和需求。

优化回复内容

回复询盘是文字化的沟通，所以在对自己和客户知己知彼后，下一步要做的就是针对性地优化回复信内容，利用内容让双方建立互信关系，为下一阶段的订购和成单打好基础。回复信地优化，可以从以下2个方向入手：

01 广告属性不要太强

回复信多少都带有广告性质，但是想要做到吸引人且营销属性低，还得花费一些心思。

建议写开发信时把客户最可能关注的信息放到标题中，可选择的元素有：产品名称、价格、认证、企业认证、创新产品特点等，不必都包括，有两到三项即可。

正文部分包含的内容更多，但一定要有取舍，不要过于冗长。简短有力的企业介绍，清晰独特的产品介绍，有效的联系方式以及高质量的产品图片是回复信正文的必要元素。

帮助客户在短时间内了解企业与产品，并留下一定印象，那回复信的目的就达到了。

02 对客户做针对性报价

报价并不是回复一个价格就万事大吉，里面的门道直接影响着成单，所以面对不同的客户需要做针对性报价。通过之前的客户背景挖掘、意向分析，我们可以推测客户的喜好和特点。

还有买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势以及以往的采购数量和价格等都是需要考虑到的因素，结合众多客户信息生成清晰的客户画像后再进行报价。

此外，优质的报价单也是必要内容。报价单上产品简介、规格明细、包装资料、装箱数据、MOQ（最小订货量）都要写清楚，最好加上适用场合以及热销市场。也可以把客户可能会问的问题和回答整理进去。报价单的排版要简洁大方、一目了然。

挖掘自身存在感

回复询盘并不是发送一封邮件就完成任务了，想要拿到订单，还要主动在双方的合作中挖掘自身的存在感。要知道你的客户同时有多个业务员在对接，如何从一众业务员中被记住被选择才是业务员的本事。

那如何才能给客户留下深刻印象呢？

01 快速回复询盘

询盘的回复最好在24小时内完成，回复时间则要根据对方的上班时间确定。过了正确时间段，会被买家认为专业度不够，效率低，吃印象分的亏。

如果是比较复杂的产品，中间需要其他部门配合的话，也要控制在48小时内，反正回复信一定是越早越及时越好。

但在追求及时的前提下也要注意以下几个细节：不能影响专业度，该进行的客户调查不能少；注意对方上班时间，不要再非工作时间打扰客户；回复时间尽量不要超过48小时。这样及时且专业的回信，会给客户留下很好的印象。

02 保持多通路的联系

除了正式的邮件沟通，生活化的社交媒体也要及时跟进。如果客户的邮件中有skype或者手机号，我们要第一时间和客户加好友，进行自我介绍，通过你对他的了解给他留下良好的第一印象。

即时聊天可以让我们更贴近客户，了解到更多的信息。实践证明，很多客户不愿意回邮件，但是会在即时沟通里回答很多问题。

利用社交媒体和客户沟通时一些沟通细节也要注意：

（1）注意商务礼仪。要有礼节性问候，及时表明你是谁，能提供什么价值。

（2）尽可不要发语音，文字消息更合适。

（3）表达要精简、有条理，少说废话。

（4）每次会话要表达完整，不要戛然而止。

（5）代表性图片和视频及时提供。

外贸询盘的回复是业务员最基本的工作，最基本的工作却决定着最重要的结果，能否成单也就是在一次又一次的询盘和回复中生成的答案，所以外贸人一定要重视回复询盘，通过回复信拿下一个接一个的订单。